El método Kaizen nace en Japón como modelo de gestión de la calidad en la industria. Una necesidad en un mercado cada vez más globalizado y competitivo, las empresas se ven obligadas a buscar constantemente nuevas estrategias y recursos para mantener su posición o mejorar dentro del mercado.
Los continuos avances en la tecnología, la evolución de los hábitos de consumo, la necesidad de reducir los costes y los tiempos de respuesta son factores que requieren cada vez más la aplicación de métodos para cumplir con todos los retos y desafíos.
¿Qué es el Método Kaizen?
Kaizen es un compuesto de dos palabras japonesas que juntas se traducen como “buen cambio” o “mejora”, pero Kaizen ha llegado a significar mejora continua a través de su asociación con la metodología lean. El Kaizen tiene sus orígenes en los círculos de calidad japoneses posteriores a la Segunda Guerra Mundial. Estos círculos o grupos de trabajadores se centraron en la prevención de defectos en Toyota y se desarrollaron en parte en respuesta a los consultores de gestión y productividad estadounidenses que visitaron el país quienes argumentaron que el control de calidad debería ponerse más directamente en manos de los trabajadores u operarios de línea.
El Kaizen fue traído a Occidente y popularizado por Masaaki Imai a través de su libro Kaizen: La clave del éxito competitivo de Japón en 1986. Fue desarrollado en el sector manufacturero para reducir los defectos, eliminar los residuos, aumentar la productividad, fomentar el propósito y la responsabilidad de los trabajadores y promover la innovación.
Kaizen es un enfoque para crear una mejora continua basada en la idea de que los pequeños cambios positivos y continuos pueden cosechar grandes mejoras. Típicamente, se basa en la cooperación y el compromiso y contrasta con los enfoques que utilizan cambios radicales o edictos de arriba hacia abajo para lograr la transformación. Kaizen es el núcleo de la manufactura esbelta, o el Toyota Way.
Como un concepto amplio que conlleva innumerables interpretaciones, ha sido adoptado en muchas otras industrias, incluyendo la salud.
Se puede aplicar a cualquier área de negocio, e incluso a la vida personal.
Kaizen puede utilizar una serie de enfoques y herramientas, como el mapeo del flujo de valor, que documenta, analiza y mejora la información o los flujos de materiales necesarios para producir un producto o servicio, y la Gestión de Calidad Total (TQM), un marco de gestión que involucra a los trabajadores de todos los niveles para centrarse en la mejora de la calidad. Independientemente de la metodología, en un entorno organizacional, el uso exitoso de Kaizen se basa en obtener apoyo para el enfoque en toda la organización, y desde el CEO hacia abajo.
Diez principios del Kaizen
Debido a que la ejecución de Kaizen requiere habilitar la mentalidad correcta en toda la compañía, 10 principios que abordan la mentalidad Kaizen son comúnmente definidos como el núcleo de esta filosofía.
- Deje de lado las suposiciones.
- Sea proactivo en la resolución de problemas.
- No aceptes el status quo.
- Deje el perfeccionismo y tome una actitud de cambio iterativo y adaptativo.
- Busque soluciones a medida que encuentre errores.
- Crear un ambiente en el que todos se sientan capacitados para contribuir.
- No acepte el tema obvio; en su lugar, pregunte “por qué” cinco veces para llegar a la causa raíz.
- Obtenga información y opiniones de múltiples personas.
- Use su creatividad para encontrar pequeñas mejoras de bajo costo.
- Nunca dejes de mejorar.
Cómo funciona el Kaizen
Kaizen se basa en la creencia de que todo puede ser mejorado y nunca se ha de mantener el statu quo. También se basa en el principio de Respeto por las Personas. El Kaizen implica identificar problemas y oportunidades, crear soluciones y ponerlas en práctica, y luego volver a recorrer el proceso en busca de otros problemas o cuestiones que no se abordaron de manera adecuada. Estos siete pasos siguientes crean un ciclo de mejora continua y proporcionan un método sistemático para ejecutar este proceso.
- Involucrar a los empleados. Busque la participación de los empleados, incluso recabando su ayuda para identificar problemas y problemas. Al hacerlo, se crea una aceptación para el cambio. A menudo, esto se organiza como grupos específicos de individuos encargados de recopilar y transmitir información de un grupo más amplio de empleados.
- Encuentra problemas. Utilizando la retroalimentación generalizada de todos los empleados, recopile una lista de problemas y oportunidades potenciales. Cree una lista restringida si hay muchos problemas.
- Cree una solución. Animar a los empleados a ofrecer soluciones creativas, fomentando todo tipo de ideas. Escoja una o varias soluciones ganadoras entre las ideas presentadas.
- Pruebe la solución. Implementar la solución ganadora elegida anteriormente, con la participación de todos los participantes en el despliegue. Cree programas piloto o dé otros pequeños pasos para probar la solución.
- Analice los resultados. A diferentes intervalos, verifique el progreso, con planes específicos sobre quién será el punto de contacto y cuál será la mejor manera de mantener la participación de los trabajadores a nivel del suelo. Determine cuán exitoso ha sido el cambio.
- Estandarizar. Si los resultados son positivos, adopte la solución en toda la organización.
- Repetit. Estos siete pasos deben repetirse de forma continua, con nuevas soluciones probadas cuando proceda o nuevas listas de problemas abordados.
Ventajas Kaizen
Con su enfoque en la mejora gradual, el método Kaizen puede crear un enfoque más suave al cambio en contraste con los grandes esfuerzos que pueden ser abandonados debido a su tendencia a provocar resistencia al cambio y abandono.
Kaizen fomenta el escrutinio de los procesos para que los errores y el desperdicio puedan ser reducidos.
Se reducen las necesidades de inspección, ya que se reducen los errores.
La moral de los empleados crece, porque genera un sentido de valor y determinación.
El trabajo en equipo aumenta a medida que los empleados piensan más allá de los temas específicos de su departamento.
La atención al cliente aumenta a medida que aumenta el conocimiento de sus necesidades.
Existen sistemas para garantizar que se fomenten las mejoras tanto a corto como a largo plazo.
Desventajas del método Kaizen
Las empresas con culturas de reinos de taifa y comunicación cerrada pueden necesitar primero centrarse en los cambios culturales para crear un entorno receptivo.
Los eventos Kaizen de corto plazo pueden crear un estallido de emoción que es superficial y de corta duración y, por lo tanto, se abandona en poco tiempo.
El método Kaizen mas allá de la industria
Es evidente que el método Kaizen tiene mucho de visión filosófica. El cambio continua, la mejora, la observación y la creatividad. Por lo tanto se puede aplicar mucho más allá de la gestión de la calidad industrial.
Y eso mismo es lo que lleva haciéndose 30 años, aproximadamente desde que esta visión empresarial llego a occidente. Según el propio responsable de dar a conocer esta visión más allá de Japón:
KAIZEN significa mejora. Además, significa una mejora continua de la vida personal, familiar, social y laboral. Cuando se aplica en el lugar de trabajo KAIZEN significa una mejora continua que involucra a todos, tanto a los gerentes como a los trabajadores
Es por tanto aplicable a nuestra vida personal, familiar o social. Es muy útil en los estudios o el aprendizaje. Porque lo pequeños, pero constantes, avances son de hecho la mejor forma de aprender o estudiar. Es mucho más sencillo aprender a tocar un instrumento dedicando un pequeño esfuerzo diario continuo durante mucho tiempo, que aprender en muy poco tiempo dedicando mucho tiempo. La frustración es mucho menor aplicando el método Kaizen.
Así que ya saben. Apliquen la mejora continua. Pequeños esfuerzos, concretos, pero permanentes.